Elastyczne raportowanie z YourCX część I

Generator Raportów został stworzony jako odpowiedź na zapotrzebowanie wewnętrze YourCX oraz naszych Partnerów. Potrzeba zdefiniowana została jako możliwość prezentacji wyników badań w sposób systematyczny i powtarzalny, ale również ad hoc. Generator to połączenie funkcjonalności Excela oraz  Power Pointa – czyli użytkownik jest w stanie przetworzyć każdego rodzaju bazy danych (również zimportowane z innych źródeł) i przedstawić je graficznie zainteresowanym odbiorcom. Dane mogą być prezentowane na różnych poziomach zaawansowania – od ogólnych podsumowań trendów i danych deklaratywnych, po analizy zachowań użytkowników pod kątem bieżących potrzeb organizacji. Generator raportów zapamiętuje strukturę ułożenia danych, aby w sposób ciągły można było przedstawiać analogiczne raporty dla danego okresu czasu powołując się na poprzednie miesiące/ kwartały czy inny przedział czasowy. Dużym plusem narzędzia jest to, że stworzenie kolejnych, analogicznych raportów wizualnych sprowadza się do kilku kliknięć, co pozwala uzyskać dodatkowy czas na dogłębną analizę danych. Oprócz graficznych raportów (z wykresami, tabelami i opisami podzielonymi na slajdy) jest możliwość pozyskania raportów z surowymi danymi. Raporty można eksportować w różnych formatach (.pdf, .pttx czy .xlsx i inne).

Przy użyciu generatora raportów stworzysz uporządkowane podsumowanie wyników badań – z wykresami i opisami podzielonymi na slajdy. Narzędzie pozwoli Ci zdefiniować najistotniejsze filtry, i segmentacje. Możesz je następnie wykorzystać do generowania kolejnego zestawu danych dla nowego przedziału czasowego lub nowego pytania, co zajmie jedynie parę minut.

Aby utworzyć nowy raport lub edytować już istniejący, zaloguj się w panelu YourCX. Uzyskasz dostęp do strony głównej z widokiem listy aktywnych badań, z której przejdź do zakładki raporty, znajdującej się w menu po lewej stronie. To jest twoje miejsce pracy nad raportami. Tworzysz je wykorzystując opcję „Dodaj szablon” dostępną w generatorze raportów. W szablonie pracujesz nad danymi oraz ich analizą, a po jej zakończeniu możesz wygenerować raport. Możesz także przerwać edycję raportu i powrócić do niej w dowolnej chwili.

Analizy opracowane w szablonie są dostępne w zakładce wygenerowane raporty. Można je wyeksportować w formacie surowych danych lub raportów pdf z wizualizacją wyników.

Początek pracy z raportem

Aby utworzyć nowy raport użyj opcji dodaj szablon, która znajduje się u góry ekranu po prawej stronie. Tworząc nowy raport możesz także użyć opcji duplikuj dostępnej po kliknięciu w strzałkę obok edytora. Dzięki niej możesz skorzystać z zestawów danych już wygenerowanych na potrzeby innego raportu określając dla nich np. nowy przedział czasowy, dodając filtry czy zmieniając pytania, do których się odnoszą. Możesz również edytować parametry istniejącego już raportu, wyeksportować, zarchiwizować czy też usunąć.

Tworząc szablon wprowadź podstawowe dane dotyczące raportu, w tym:

- nazwę,

- domyślny okres zebrania danych (taki jaki w danej chwili potrzebujesz),

- segmentację dat (podział na dni, tygodnie lub miesiące),

- badanie (możesz tworzyć raporty dla każdego z badań, jakie są dostępne w twoim panelu),

- odbiorcy raportu (gotowy raport zostanie wysłany do wszystkich wskazanych osób)

- zezwól na zmianę okresu podczas generowania raportu (blokada okresu, dla którego raport został przygotowany),

- badania (z listy dostępnych badań możesz wybrać tylko te, dla których chcesz wygenerować raport),

- kolejność badań (po wybraniu odpowiednich badań, można ustalić ich kolejność w raporcie)

- filtry dla badania (ograniczenie zakresu danych)

- język szablonu
- język podstawowy.

Po wskazaniu badania, dla którego ma zostać wygenerowany raport, wygodnym rozwiązaniem będzie ustawienie automatycznego wygenerowania wstępnych nagłówków slajdów, treści pytań, prób oraz wykresów dla standardowych zestawów danych.    

Dzięki temu podstawowy raport stworzysz dużo szybciej. Możesz to zrobić korzystając z opcji dostępnej na dole kreatora szablonu. Pozwala ona wskazać elementy, które mają być automatycznie umieszczone na wszystkich slajdach.  Możesz także utworzyć „pusty” szablon i rozpocząć samodzielne tworzenie raportu od początku. Wystarczy, że w kreatorze szablonu nie wybierzesz nazwy badania. Możesz to zrobić później tworząc poszczególne slajdy. Jest to jednak opcja, która wymaga umiejętności samodzielnego tworzenia zestawów danych oraz ich wizualizacji. Zapoznaj się więc z pełną treścią tego poradnika, aby lepiej zrozumieć jego możliwości w zakresie konstruowania strony wizualnej raportu.

Edytor slajdów – podstawy

Po akceptacji ustawień szablonu wrócisz do widoku listy raportów. Aby rozpocząć pracę nad jego edycją kliknij w edytor obok nazwy utworzonego przed chwilą szablonu raportu. Spowoduje to otwarcie Edytora. Omówmy po kolei elementy widoczne na ja jego ekranie głównym: 

1. Opcja Przywróć umożliwia przywrócenie wcześniejszej wersji raportu. Jest to funkcja przydatna np. w sytuacji wystąpienia błędu spowodowanego nieprawidłowym zaprogramowaniem zestawów danych. Opcja Zapisz zastosuje z kolei wszystkie wprowadzone w ostatnim czasie zmiany, przy czym w dalszym ciągu możliwe jest przywrócenie raportu do wcześniejszej wersji sprzed zapisania. Pamiętaj: choć generator raportów ma funkcję autozapisywania, dla pewności zapisuj regularnie efekty swojej pracy.
2. W Ustawieniach szablonu zmienisz zakres dat i metodę domyślnej segmentacji danych, które zostały ustawione w kreatorze szablonu. Predefiniowana segmentacja pozwala ustawić zestaw segmentów, który można wykorzystać w dowolnym zestawie danych w tym raporcie. Do poprawnego zastosowania tej funkcji sugerowane jest jednak wcześniejsze samodzielne ustawienie segmentów w pojedynczych zestawach danych. O zestawach danych dowiesz się więcej już zaraz.
3. Trzecia grupa ikon służy do wprowadzania na slajdzie nowych elementów wizualnych, w tym:

Tekst: pole tekstowe, które umożliwia np. dodanie opisów do wykresów czy tabel, ale także do zatytułowania slajdu.

Zdjęcie: zdjęcie lub inny plik graficzny, które znajduje się w bibliotece obrazów (możesz je łatwo wgrać – więcej przeczytasz w rozdziele „Zaprojektowanie wyglądu raportu”).

Wykres: wykres przedstawiające wyniki.

Word cloud: chmura słów, która ułatwia analizę danych z odpowiedzi otwartych.
Chart legend: pozwala na wygenerowaniu customowej legendy do wykresów.

Tabela: tabela oparta na zestawie danych.

Lista z datasetu: lista z zestawu danych (najczęściej jest to lista kategorii odpowiedzi otwartych).

1. Przycisk Eksport umożliwia eksport raportu do wybranego formatu danych (np. .xslx czy .pdf).

5. Opcja Pełny ekran wyświetli edytor raportów w pełnym oknie przeglądarki, natomiast Podgląd strony wyświetli na slajdzie podgląd przetworzonych danych (to co zobaczysz w tym trybie pojawi się w wersji pdf po wygenerowaniu raportu). Pamiętaj: slajdy możesz przeglądać w domyślnym trybie roboczym (edycji elementów na slajdzie) oraz trybie podglądu. Edytować elementy na slajdzie można jedynie w trybie roboczym. Tryb podglądu strony jest szczególnie przydatny do sprawdzenia wyglądu tabel, które są niewidoczne w trybie domyślnym.
6. W prawym górnym roku znajduje się ikona informująca o błędach w szablonie raportu. Mogą one wynikać z niewłaściwie zaprogramowanych zestawów danych czy też sprzeczności w powstałych w wynikach. W sytuacji braku możliwości ich wyeliminowania możliwe jest przywrócenie raportu do stanu sprzed wystąpienia błędu (Opcja: Przywróć).
7. Po lewej stronie znajduje się lista slajdówumieszczonych w raporcie. Ruchem myszki drag and drop przestawisz kolejność slajdów. Klikając prawym przyciskiem myszy na slajdzie zobaczysz więcej opcji:

- nowa strona (tworzy pusty slajd);

- duplikuj stronę (kopia już istniejącego slajdu wraz z przypisanymi do niego zestawami danych czy elementami wizualnymi);

- ukryj w eksporcie (funkcja pozwalająca na ukrycie slajdu w wyeksportowanym pliku)

- przenieś na początek/koniec,

- kopiuj/wklej/usuń.

Slajdy możesz także powielać – zarówno w obrębie raportu, jak i między dwoma otwartymi raportami (w drugim oknie lub na innej karcie przeglądarki). Najłatwiej za pomocą – kopiuj/ wklej.

8. Po prawej stronie znajduje się lista gotowych zestawów danych(dataset). Dla każdego slajdu zestawy danych definiujemy oddzielnie. Zestawy danych można także kopiować, duplikować lub usuwać – wystarczy kliknąć na nie prawym przyciskiem myszy uzyskując w ten sposób dostęp do rozwijanej listy. W ten sposób można także utworzyć nowy zestaw danych. Zestawy danych mogą być także tworzone na bazie innych datasetów stworzonych dla danego slajdu (Por. Definiowanie zestawów danych, 3). Uwaga: zestawy danych można kopiować w obrębie raportu pomiędzy slajdami.

Przyjrzyjmy się dokładniej edytorowi tekstów (z zestawu ikon 3.). Oprócz wpisywania tekstu można również skorzystać z wielu opcji właściwych dla edytora tekstów (punkt 1.) – nadać pożądany styl, wstawić tabelę. Skróty do formatów, z których korzysta się najczęściej są wyszczególnione w pasku narzędzi z symbolami.

Warto zaznaczyć, że istnieje możliwość automatycznego zaciągania zmiennych (punkt 2.) Poprzez „Insert variable” można wstawić zmienne z badania (pytania), zestaw danych, zakres danych czy nawet numer strony slajdu. Dzięki temu zabiegowi można wyeliminować ludzkie błędy oraz jeżeli pytania w badaniu się zmienią w raporcie również zostaną zaktualizowane.

Definiowanie zestawów danych (datasetów)

Początkiem pracy nad analizą danych z badania jest odpowiednie przygotowanie czyli zdefiniowanie datasetów. To właśnie z datasetów są pobierane informacje do przygotowania tabel, wykresów czy listy odpowiedzi otwartych. W datasecie określisz pytanie, na którym chcesz pracować, a także opracujesz analizy – wybierzesz segmenty, przeliczysz NPS czy nałożysz filtry.

Nowy szablon raport będzie już miał automatycznie wygenerowane podstawowe zestawy danych bazujące na badaniach zaznaczonych podczas jego tworzenia (por. Początek pracy z raportem). Automatycznie wygenerowane zestawy danych można pozostawić bez zmian lub edytować tak, aby uzyskać strukturę danych. W drugim przypadku kluczowe są operacje na zestawach danych.

Dodawanie zestawu danych następuje poprzez kliknięcie w symbol plusa (po prawej stronie slajdu). Kliknięcie w ikonę reprezentującą zestaw danych pozwoli natomiast przejść do jego edycji (Por. Edytor slajdów – podstawy, pkt. 8).

Elementy edytora zestawów danych:

1. Nadaj krótką, intuicyjną nazwę, (bez spacji oraz polskich znaków) która umożliwi Ci identyfikację konkretnego zestawu danych podczas innych działań na raporcie, np. tworzeniu histogramów (wykresów), gdzie wybierasz dataset, z którego pobierasz dane.

1. Włączenie opcji ukryj w exporcie sprawi, że w eksporcie suchych danych do formatu xlsx nie zostanie uwzględniony ten zestaw danych. Np. jeśli na slajdzie znajdują się trzy zestawy danych, z czego istotny jest jedynie zestaw nr. 3 (bazujący na dwóch pierwszych zestawach), to interesuje nas jedynie ten ostatni, zbędne mogą zostać ukryte. Nie ma to jednak wpływu na kształt raportu w formacie pdf.

1. Typ zestawu danych określa charakter działań i możliwości analizy danych. Podstawowy typem będzie histogram – zestaw danych na bazie którego tworzyć będziemy histogramy. Inne to np. openAnswers (do stworzenia listy odpowiedzi otwartych przed ich kategoryzacją), openAnswersCategories (do stworzenia listy skategoryzowanych odpowiedzi otwartych). Conversions (pozwala na łatwe przedstawienie konwersji wg ustalonych w datasecie kroków), foreign (dzięki wyborze tego zestawu danych można przenieść dane z dowolnego slajdu w raporcie, natomiast word cloud pozwala na analizę danych z odpowiedzi otwartych, tworząc chmurę słów z danego pytania. Użytecznym typem zestawu danych jest custom, który pozwala połączyć dane z innych datasetów zdefiniowanych dla danego slajdu.
2. Wybierz badanie na którym ma bazować zestaw danych.
3. Wybierz pytanie będące podstawą danych w datasecie.
4. Przygotowując analizę można w zależności od jej celu nałożyć na zestawy danych filtr wybierający dane spełniające konkrety warunek. Dzięki temu można zaprezentować wyniki badania np. dla użytkowników urządzeń mobilnych, konkretnego typu użytkownika (np. użytkowników nowych lub powracających) czy typu źródła wejścia na stronę (np. tylko użytkowników z kanałów płatnych). Filtrem może być także odpowiedź na dowolne inne pytanie w badaniu. Dostępne możliwości uzyskujemy klikając w opcję Dodaj filtr.
5. Segmentacja pozwala na podział wyników wykorzystując wybrany kontekst. Dla przykładu, kiedy wybierzesz z rozwijanej listy „Mobile/Desktop”, wyniki zostaną podzielone na 2 wiersze, jeden będzie zawierał wyniki respondentów korzystających z urządzeń mobilnych, a drugi tych korzystających z komputerów. Dodatkowo u góry listy dostępne są skróty do predefiniowanej segmentacji (dzięki temu, możemy ustawić własny typ segmentacji, np. taki który wyświetli dane za okres poprzedni oraz aktualny i wykorzystać go w dowolnym zestawie danych wybierając jego nazwę z listy).
   Domyślnie wybrana jest segmentacja „bez grup (1 poziomowa)”, możemy jednak ją przełączyć w tryb „z grupami (2 poziomowa)” co może być przydatne do oddzielenia wyników dla respondentów podzielonych wg różnych kryteriów, np. na grupy wiekowe (nazwa grupy: „Wiek”) i płeć (nazwa grupy „Płeć”). Jest to szczególnie przydatne dla wizualizacji wyników np. na wykresie. W efekcie takiego ustawienia w tabelce z wynikami – pierwsza kolumna będzie zawierała nazwę grupy (np. wiek), a druga efekt wybranej segmentacji (np. grupy wiekowe). Przy każdym z segmentów można wykonać na jego wierszach określone operacje – np. ukryć, zmienić nazwy czy posortować wg nazwy lub wartości. Służy temu opcja Post Processingu przypisana do danej segmentacji.
6. Nowe reguły Post Processingu można także zastosować dla całego zestawu danych. Odnoszą się one jednak nie tylko do wierszy ale także do kolumn. Dają dzięki temu większy zakres możliwości definiowania warunków wyświetlenia, sortowania i filtrowania danych. Dzięki tej opcji bez problemu zmienisz nazwy wierszy lub kolumn, aby były bardziej przystępne, możesz również ukryć daną zmienną, która nie jest istotna w danym momencie, zamienisz wiersze z kolumnami oraz ustawisz kolejność wierszy/ kolumn. Wszystkie możliwości rozwijają się po kliknięciu w „+ Nowa reguła post processingu”.
7. Ustawienia próby pozwalają określić ostateczną wartość próby dla zestawu danych, która będzie mogła się wyświetlić w treści slajdu lub w innym zestawie danych. To ustawienie jest ważne np. przy pytaniach macierzowych, przy których prawidłowa próba to czasem próba jednego wiersza, a nie całego zestawu danych. Przykładowo jeśli na dane pytanie z możliwością wielokrotnego wyboru odpowiedziało 10 osób, z czego jedną opcję wybrali wszyscy, a każdą z pozostałych 4 opcji odpowiedzi wybrało po 5 osób, wówczas teoretyczna próba to 30 (1x10 + 4x5). Właściwą wartością próby jest jednak n=10.
8. Po wprowadzeniu ustawień zapisujemy je klikając przycisk Save & Reload. Edytor zestawu danych zastosuje wprowadzone ustawienia i wyświetli aktualny wynik w tabelce. Jeśli nie wystąpią żadne błędy, a uzyskany efekt jest zgodny z zamierzonym można zamknąć okno zestawem danych.

Jeśli:

-  korzystasz z generatora raportów w celu wygenerowania suchych danych w formacie .xlsx wystarczy, że przygotujesz zestawy danych dla tego i kolejnych slajdów.

- chcesz opracować warstwę wizualną i eksportować gotowe wykresy w formacie pdf – przejdź do kolejnego kroku.

(Ciąg dalszy w kolejnym tekście "Elastyczne raportowanie z YourCX część druga")